74 Prozent der Firmen bieten die Anwesenheitstage flexibel an

Jones Lang LaSalle (JLL) hat Ende 2023 eine Umfrage mit Schweizer Unternehmen / Institutionen durchgeführt, um Erkenntnisse zu gewinnen, wie diese mit neuen Arbeitsplatzkonzepten umgehen und ob dies einen Einfluss auf die zukünftige Nachfrage nach Büroflächen haben kann. Mit folgenden Hauptaussagen:

Nur 9% der befragten Unternehmen verbieten Homeoffice an bestimmten Tagen (z.B. am Freitag) und 26% bitten ihre Mitarbeiter, an den jeweils gleichen Wochentagen ins Büro zu kommen. Dies bedeutet, dass bei 74% der Firmen die Anwesenheitstage flexibel gewählt werden können. Ebenso antworteten 67%, dass ihre Mitarbeiter frei sind in der Wahl ihrer Homeoffice-Tage. Obwohl es ein gewisses Potenzial für Kosteneinsparungen mittels Flächenreduktionen gibt, ist dieses schwierig auszuschöpfen ohne Einschränkungen bei der Flexibilität und strengere Richtlinien. Eine Mehrheit der befragten Unternehmen plant in den nächsten zwei Jahren zu wachsen. Der Anstieg der Mitarbeiterzahl führt jedoch nicht zwangsläufig zu einem Bedarf an zusätzlichen Büroflächen. Während 64% der Unternehmen mit mehr Mitarbeitern rechnen, erwarten nur 16% einen höheren Bedarf an Büroflächen. Das heisst, das Wachstum wird wahrscheinlich über eine effizientere Nutzung der bisherigen Flächen mittels Desksharing stattfinden.

Vor Ausbruch der Pandemie haben zwei Drittel der befragten Unternehmen jedem Mitarbeiter einen eigenen Arbeitsplatz angeboten haben. In Zukunft erwägen noch 27% dies zu tun. Die wichtigsten Gründe, um Mitarbeitende regelmässiger im Büro arbeiten zu lassen, sind die (bessere) persönliche Zusammenarbeit. Es mag überraschen, dass Schweizer Unternehmen potenziellen Produktivitätsgewinnen oder der Möglichkeit, Büroflächen und -kosten zu reduzieren, wenig Bedeutung zuschreiben. 73% der befragten Unternehmen werden (mindestens) zwei Homeoffice-Tage akzeptieren.

Schweiz mit weniger drastischen Massnahmen

Während amerikanische Unternehmen teilweise drastische Massnahmen ergreifen, um ihre Mitarbeiter zurück ins Büro zu beordern und ihnen bei Nichteinhaltung mit Entlassung drohen, sind die meisten Schweizer Unternehmen deutlich zurückhaltender. Typischerweise möchten Unternehmen in der Schweiz, dass ihre Mitarbeitenden an drei Tagen pro Woche im Büro anwesend sind. Dabei können die Büro- respektive Homeofficetage flexibel gewählt werden. Die Büroanwesenheit wird bei den meisten Firmen nicht Teil der individuellen Jahresziele sein.

Die meisten Schweizer Unternehmen planen in den nächsten zwei Jahren keine Reduktion ihrer Bürofläche; ausgenommen grössere mit >3’000 qm, welche sich agiler zu verhalten scheinen. Während viele Firmen einen Wachstumsplan verfolgen und zukünftig mit mehr Mitarbeitern rechnen, gehen sie dennoch von einem unveränderten Bedarf der Bürofläche aus. Desksharing zeichnet sich als Lösung zur Erhöhung der Büroauslastung bei geringeren Kosten aus und ermöglicht Unternehmen innerhalb der bestehenden Büroräume zu wachsen.