Jan Malac: Mehrfacherfassung ist der Feind jeder Datenqualität

Die Schweiz nimmt im internationalen Vergleich eine zweigeteilte Rolle ein. Während die Wirtschaft und die Rahmenbedingungen global absolute Spitzenplätze belegen, hinkt der Schweizer Staat bei der Verwaltungsdigitalisierung im europäischen Vergleich hinterher, sagt Jan Malac, Teamleiter BU PROVIS bei der Axept Business Software AG.

Öffentliche Bauherren stehen heute vor vielfältigen Herausforderungen. Neben der zunehmenden Digitalisierung müssen sie Projekte hinsichtlich Kosten, Terminen und Qualität jederzeit transparent steuern und nachvollziehbar dokumentieren können. Welche Bedeutung haben digitale Prozesse in diesem Spannungsfeld für eine professionelle Projektsteuerung?

Jan Malac: Eine sehr grosse, und zwar aus einem einfachen Grund: Ein öffentlicher Bauherr muss jederzeit Rechenschaft ablegen können. Gegenüber der Politik, gegenüber Kontrollorganen, am Ende gegenüber der Öffentlichkeit. Und diese Rechenschaft steht und fällt mit der Frage, ob man jede Zahl auf einen Beleg zurückführen kann. Was ich in der Praxis immer wieder sehe: Solange ein Projekt klein ist, funktioniert vieles noch mit Excel und E-Mail. Aber irgendwann kippt das. Dann existieren drei Versionen derselben Kostenübersicht, niemand weiss mehr, welche aktuell ist, und wenn eine Anfrage aus dem Parlament kommt, beginnt die Sucherei. Genau da liegt für mich der Kern der Digitalisierung. Nicht darin, Papier durch PDF zu ersetzen, sondern darin, dass es eine einzige Datenbasis gibt. Der Projektleiter, das Controlling und die Amtsleitung schauen auf dieselben Zahlen, und jede Prognoseanpassung ist ausgewiesen und begründbar. Das klingt unspektakulär. Aber wer das einmal sauber hat, will nie mehr zurück.

Öffentliche Bauherren stehen zudem vor der Herausforderung, Qualitätskriterien transparent zu bewerten, Vergabeentscheide nachvollziehbar zu dokumentieren und Teuerungsentwicklungen sauber abzubilden. Welche Prozesse und digitalen Werkzeuge sind aus Ihrer Sicht entscheidend, um diesen Anforderungen gerecht zu werden?

Bei der Vergabe ist der Punkt schnell erklärt: Öffentliche Bauherren stehen im Beschaffungsrecht, und die Schwellenwerte entscheiden über die Verfahrensart. Das darf nicht davon abhängen, ob jemand gerade daran denkt «das gehört ins System, direkt ins Projekt hinterlegt». Und der Vergabeentscheid selbst muss dokumentiert sein: wer, wann, zu welchem Betrag, auf welcher Grundlage. Wenn Jahre später jemand nachfragt, muss das in Minuten auffindbar sein, nicht in einem Archiv.

Mit Auswirkungen auf die Teuerung?

Die Teuerung ist das Thema, das in den letzten Jahren am meisten unterschätzt wurde. Viele weisen «die Teuerung» als eine Zahl aus, das reicht nicht. Man muss unterscheiden können: Was ist Indexteuerung auf Beträgen, die bereits vertraglich gebunden sind? Was sind effektive Teuerungszahlungen, die ein Unternehmer in Rechnung stellt? Und was ist Teuerung auf dem Teil des Kostenvoranschlags, der noch gar nicht vergeben ist? Das sind völlig unterschiedliche Risiken. Beim gebundenen Teil kenne ich meinen Vertrag – beim offenen Teil trage ich das volle Indexrisiko. Ein Bauherr, der diese Unterscheidung nicht machen kann, steuert im Nebel. Die Voraussetzung dafür ist banal, aber entscheidend: eine sauber definierte Preisbasis und ein hinterlegter Index. Dann rechnet das System und nicht jemand von Hand mit einer Schätzung, die keiner mehr nachvollziehen kann. Und beim Freigabeprozess gilt: Das Vier-Augen-Prinzip muss im Ablauf verankert sein, nicht im guten Willen. Eine Rechnung durchläuft ein digitales Visum, und man sieht jederzeit, wo sie steht, bis hin zur Bestätigung, dass sie tatsächlich bezahlt wurde.

Mit der zunehmenden Digitalisierung steigen auch die Anforderungen anDatensouveränität, Datensicherheit und Datenintegrität. Wie können öffentliche Bauherren moderne Technologien nutzen und gleichzeitig die Hoheit über ihre Daten sicherstellen?

Datensouveränität beginnt für mich mit einer Frage, die erstaunlich selten gestellt wird: Weiss der Bauherr eigentlich genau, wo seine Daten liegen und wer darauf zugreift? Beim Betriebsmodell haben öffentliche Bauträger heute mehr Wahlfreiheit, als viele meinen und diese Wahl ist eine Souveränitätsentscheidung, keine reine IT-Frage. In unseren Projekten läuft die Projektsteuerung heute typischerweise On-Premises, also auf der Infrastruktur der Behörde selbst. Damit ist die Frage nach der Datenhoheit sehr direkt beantwortet: Die Daten sind physisch beim Kunden, unterliegen seinen Sicherheitsrichtlinien, seinem Berechtigungskonzept, seiner Backup-Strategie. Bei einer reinen SaaS-Lösung gibt man einen Teil dieser Kontrolle zwangsläufig ab, man muss sich dann sehr genau anschauen, wo die Daten tatsächlich liegen, welchem Recht der Anbieter untersteht, wer im Störungs- oder Streitfall Zugriff hat und wie man im Ernstfall wieder herauskommt. Das kann man alles vertraglich regeln, aber es sind Risiken, die man bewusst eingehen muss und im öffentlichen Umfeld ist die Messlatte dafür zu Recht hoch. Ein pragmatischer Mittelweg kann eine Private Cloud sein: Betrieb durch einen Schweizer Partner, in der Schweiz, mit dedizierter Umgebung, man gewinnt Betriebsentlastung, ohne die Hoheit aus der Hand zu geben.

Wie wichtig sind die Schnittstellen?

Was ich aus der Projektarbeit zusätzlich mitgebe: Der zweite kritische Punkt liegt fast immer bei den Schnittstellen. Heute will jedes Fachsystem auf die Projektdaten zugreifen, das GIS, das Führungsinformationssystem, das ERP sowieso. Das ist grundsätzlich richtig, denn Mehrfacherfassung ist der Feind jeder Datenqualität. Aber dieser Zugriff muss geordnet passieren: über dokumentierte Schnittstellenkonzepte, die beide Seiten unterschrieben haben. Das klingt bürokratisch, hat uns aber in der Praxis schon mehr als einmal den Rücken freigehalten, weil bei einer Störung sofort klar war, was vereinbart ist und was nicht. Ohne dieses Fundament diskutiert man monatelang über Zuständigkeiten statt über Lösungen. Und zur Integrität: Jede Zahl muss auf einen Beleg zurückführbar sein, jede Änderung protokolliert. Datenhoheit ist am Ende nichts, was man verspricht, sie muss vertraglich und in der Architektur verankert sein.

Der Fachkräftemangel beschäftigt auch öffentliche Bauherren. Wie könnendigitale Werkzeuge dazu beitragen, Mitarbeitende zu entlasten und gleichzeitig die Qualität der Projekte zu steigern?

Der grösste Hebel ist unspektakulär: Doppelerfassung eliminieren. Wenn eine Rechnung einmal erfasst wird, dann automatisch durchs Visum läuft, ins ERP geht und der Zahlstatus von selbst zurückkommt, dann fallen genau die repetitiven Arbeiten weg, für die man heute ohnehin niemanden mehr findet. Und nebenbei sinkt die Fehlerquote, weil niemand mehr Zahlen abtippt. Der zweite Punkt wird oft übersehen: Wissenssicherung. In vielen Bauverwaltungen hängt ein Projekt an einer Person. Wenn die geht, oder auch nur drei Wochen ausfällt, steht man da. Ich erlebe das selbst gerade in einem Projekt, in dem eine Schlüsselperson längere Zeit ausfällt: Der Unterschied zwischen «alles ist im System dokumentiert» und «das wusste nur er» ist enorm. Ein System, in dem der ganze Projektverlauf drin ist, Belege, Entscheide, Prognosen, macht Stellvertretung überhaupt erst möglich. Bei der heutigen Fluktuation ist das kein Nice-to-have mehr. Und drittens die kleinen, klugen Entlastungen. Ein Beispiel, das ich gerne bringe: Wenn das System bei der Kostenprognose selbst merkt, welche Positionen sich seit der letzten Kontrolle verändert haben, muss der Projektleiter nur noch diese anschauen, nicht alle zweihundert. Das klingt nach wenig. Über ein Jahr gerechnet sind das Tage.

Künstliche Intelligenz wird aktuell intensiv diskutiert. Wo sehen Sie den grössten Nutzen von KI für öffentliche Bau- und Immobilienorganisationen?

Ich bin bei dem Thema bewusst nüchtern, vielleicht nüchterner, als man es an einem Fachforum erwarten würde. Der grösste Nutzen liegt kurzfristig nicht in den spektakulären Anwendungen, sondern in der Assistenz bei den Aufgaben, die heute still und leise Stunden fressen: Belege plausibilisieren, Prognosen prüfen, Berichte aus vorhandenen Daten aufbereiten. Die nationale E-Government-Studie 2025 zeigt übrigens genau dieses Bild: Die Verwaltungen sehen die Chancen durchaus, aber sie wollen zuerst klare Vorgaben, wie damit umzugehen ist. Das finde ich richtig so.

Was würden Sie hier empfehlen?

Was ich Bauherren immer sage: KI ist nur so gut wie die Daten darunter. Wer seine Projekte heute in verstreuten Excel-Dateien führt, bekommt mit KI kein besseres Ergebnis, er bekommt sein Datenchaos einfach schneller zurückgespielt. Der erste Schritt ist immer die strukturierte, belegbasierte Datenhaltung. Wer die hat, für den werden KI-gestützte Auswertungen der natürliche nächste Schritt sein. Und eine Grenze ist für mich im öffentlichen Umfeld nicht verhandelbar: Ein Vergabeentscheid oder eine Prognoseanpassung muss immer ein Mensch verantworten und begründen können. Nachvollziehbarkeit kommt vor Automatisierung.

Was sind aus Ihrer Sicht die entscheidenden Erfolgsfaktoren für eine erfolgreiche Planung, Realisierung und Bewirtschaftung öffentlicher Bauprojekte?

Wenn ich es auf das Wesentliche reduziere: Die Projekte, die gut laufen, haben ihre Übergänge im Griff. Der grösste Wertverlust passiert nämlich nicht in den Phasen, sondern dazwischen. Von der Planung in die Realisierung, von der Realisierung in die Bewirtschaftung. Überall dort, wo Daten neu erfasst werden, geht Wissen verloren und entstehen Fehler. Das Zweite klingt fast altmodisch: Ein Werkzeug ersetzt keine Organisation. Die erfolgreichsten Einführungen, die ich begleitet habe, waren die, bei denen Visumswege, Zuständigkeiten und Eskalationspfade geklärt waren, bevor das System kam. Dann bildet das System die Organisation verbindlich ab. Umgekehrt funktioniert es nicht, ein System heilt keine unklaren Zuständigkeiten, es macht sie nur sichtbar. Und das Dritte ist mir persönlich das wichtigste: ehrliche Prognosen. Eine Kostenprognose ist ein Steuerungsinstrument, kein politisches Dokument. Wenn sie automatisch aus den tatsächlichen Belegen gerechnet wird und jeder manuelle Eingriff transparent ausgewiesen ist, dann schützt das am Ende alle, auch die Projektleitung selbst, wenn es später Fragen gibt.

Können Sie ein Beispiel nennen?

Ein Beispiel, das ich aus eigener Arbeit gut kenne, ist die Stadt Winterthur, also eine grössere Schweizer Stadtverwaltung. Dort läuft die Projektsteuerung im Hoch- und Tiefbau durchgängig digital, von der Kostenplanung über den digitalen Visumsprozess bis zur automatischen Rückmeldung aus dem ERP, wenn eine Rechnung tatsächlich bezahlt ist. Was mich dort beeindruckt, ist der Integrationsgedanke: Die Projektdaten dienen als führende Quelle auch für weitere Fachsysteme der Verwaltung, statt dass dieselben Informationen dreimal parallel gepflegt werden. Und wenn Sie mich fragen, was solche Organisationen von anderen unterscheidet: es ist ehrlich gesagt selten die Technologie. Es ist die Haltung. Sie behandeln Digitalisierung als Daueraufgabe mit klarer Fachverantwortung, nicht als IT-Projekt, das man einmal macht und dann abhakt. Anforderungen werden gesammelt, konsolidiert, priorisiert und in geordneten Schritten umgesetzt. Das macht keine Schlagzeilen. Aber es funktioniert.

Wenn Sie einen Blick in die Zukunft werfen: Wie wird sich das digitale Bau- und Immobilienmanagement im öffentlichen Sektor in den nächsten fünf bis zehnJahren verändern?

Ich glaube, die grösste Veränderung wird die Vernetzung sein. Die Zeit der Insellösungen läuft ab. Projektsteuerung, ERP, GIS, Bewirtschaftung, das wächst über definierte Schnittstellen zusammen. Der Bauherr der Zukunft erfasst einen Sachverhalt einmal, und alle berechtigten Systeme arbeiten damit. Wir sehen die Anfänge davon heute schon in den Projekten, und der Zug wird schneller. Parallel dazu werden die Ansprüche an Rechenschaft weiter steigen. Der Druck von Politik und Öffentlichkeit, Zahlen auf Knopfdruck belegen zu können, nimmt zu, nicht ab. Wer dann keine lückenlose Historie hat, hat ein Problem.

Und die Rolle von KI?

Und ja, KI wird eine Rolle spielen: Routinearbeit übernehmen, Auffälligkeiten melden, bevor sie jemand sucht. Aber im öffentlichen Sektor wird das geordnet und schrittweise passieren, und das ist auch gut so. Mein Rat ist deshalb weniger visionär als praktisch: Die Organisationen, die jetzt ihre Datenbasis in Ordnung bringen, werden diese Möglichkeiten als Erste nutzen können. Die anderen holen erst einmal Grundlagenarbeit nach.

Welche Rolle wird PROVIS dabei spielen?

PROVIS ist heute bei vielen öffentlichen Bauherren in der Schweiz das Rückgrat der Kosten- und Projektsteuerung, genau dort, wo Beschaffungsrecht, Teuerungslogik und Nachvollziehbarkeit zusammenkommen. Und ehrlich gesagt: Diese Rolle nehmen wir gerne an, denn sie entspricht dem, was wir gut können. Für die Zukunft sehe ich unseren Beitrag in drei Richtungen: als Datendrehscheibe, die sauber mit ERP und Fachsystemen zusammenspielt, statt eine Insel zu sein, in der laufenden Modernisierung der Plattform, und im schrittweisen Ausbau intelligenter Unterstützungsfunktionen, immer mit dem Anspruch, dass jede Zahl belegbar und jeder Entscheid nachvollziehbar bleibt. Wenn ich es auf einen Satz bringen soll: Ein öffentlicher Bauherr braucht ein System, auf dessen Zahlen er sich in jeder Sitzung verlassen kann, und das sich gleichzeitig konsequent weiterentwickelt, ohne diese Verlässlichkeit je aufs Spiel zu setzen. Genau diese Kombination ist unser Anspruch, und daran messen wir uns auch in den nächsten Jahren.

Begriffe:

SaaS (Software-as-a-Service) bezeichnet ein Cloud-Computing-Modell, bei dem Softwareanwendungen nicht lokal auf dem eigenen Computer installiert, sondern über das Internet als Dienstleistung bereitgestellt werden.

Ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) ist eine zentrale Software, die alle wichtigen Geschäftsprozesse eines Unternehmens in einer gemeinsamen Datenbank zusammenführt und steuert.

Quellen: www.digitale-verwaltung-schweiz.ch