«Eigentum verpflichtet» – allerdings sind sich nicht alle Immobilienbesitzer bewusst, dass sie als Werkeigentümer Betreiberverantwortung tragen und ihre Betreiberpflichten nicht vollständig an Dritte (FM-Dienstleister) delegieren können.
Neben allgemeinen Pflichten, die generell bei der Verrichtung einer unternehmerischen Tätigkeit entstehen, bestehen bei Immobilien spezielle Betreiberpflichten. Diese sollen einen ordnungsgemässen Betrieb und eine turnusmässige Überprüfung der Immobilien regeln. Die Ursache liegt in den besonderen Gefährdungen für die Sicherheit und Umwelt, die durch den Betrieb eines Gebäudes und gebäudetechnischer Anlagen entstehen können. Um diese Gefahren zu begrenzen, haben Bund, Kantone, Gemeinden und die Träger der gesetzlichen Unfallversicherung zahlreiche Vorschriften erlassen. Darüber hinaus können sich weitere Pflichten ergeben, wie zum Beispiel durch Bedingungen oder Auflagen im Rahmen einer Baubewilligung.
Die Komplexität der Gebäude, die vielen Arbeitsprozesse sowie die Verantwortungsteilung der handelnden Personen (Mieter/Nutzer, Eigentümer, Bauabteilung, IT, FM, externer Dienstleister) führen zu umfangreichen Haftungsrisiken im Facility Management. Daher kommt es oftmals zu Interessenskollisionen, Loyalitätskonflikten und Kompetenzstreitigkeiten. Aber auch unklar formulierte Leistungsvereinbarungen führen zu unterschiedlichen Auffassungen der örtlichen Betreiberverantwortung, der Leistungsinhalte und der Qualität.
Ordnungsgemässes Handeln
Zur Betreiberverantwortung gehört die zentrale Pflicht, gesetzlich vorgeschriebene Prüfungen vorzunehmen und dabei erkannte Mängel zu beheben. Somit braucht es im Facility Management eine übersichtliche Aufgabenplanung und eine klare Zuordnung der Aufgaben an die Mitarbeitenden oder externen Dienstleister. Diese Transparenz hilft den Facility Managerinnen oder Facility Managern den Überblick über ihre Pflichtenerledigung zu bewahren.
Bei einem Ausfall von sicherheits- oder betriebsnotwendigen Anlagen geht es häufig nicht mehr nur um viel Geld. Es geht auch darum festzustellen, ob Pflichtverletzungen im Rahmen der gesetzlich auferlegten Verantwortung stattgefunden haben. Dafür wird eine ausführliche und beweissichere Dokumentation der Pflichterfüllung benötigt.