Vermietungsmanagement: Für Wohnungsunternehmen gestalten sich die Vermietung und Verwaltung ihrer Immobilien häufig zeit- und personalintensiv. Die Unterstützung durch digitale Systeme verhilft Mitarbeitern zu mehr Freiräumen bei der Fokussierung auf wertschöpfende Tätigkeiten.

Bezahlbaren Wohnraum zu schaffen, ist die eine Herausforderung. Ihn fair und transparent zu vergeben, die andere. Für viele Vermieter ist das ein sensibles Thema. Die Vergabe der Wohnungen sollte so gestaltet sein, dass niemand benachteiligt wird und der Prozess eindeutig und revisionssicher nachvollziehbar ist. Ihn digital abzubilden, kann entscheidend dabei helfen, diese Kriterien zu erfüllen.

Viele Immobilienverwaltungen sind deshalb auf der Suche nach zusätzlichen Einnahmequellen und effizienteren Prozessen. Besonders die Steigerung der Effizienz und die damit verbundene Optimierung der Arbeitsabläufe wird immer wichtiger. Der Vermietungsprozess ist administrativ aufwändig, denn aus einer Vielzahl von Interessenten die richtigen und passenden zu finden ist nicht einfach. Mit Hilfe digitalisierter Vermietungsprozessen lassen sich klassische Geschäftsabläufe in die digitale Welt transferieren, innerbetriebliche Prozesse optimieren und durch den reduzierten Verwaltungsaufwand auch eine klare Steigerung der Produktivität erreichen. Einige Unternehmen haben das grosse Potenzial erkannt und greifen den Ansatz verstärkt auf.

Grosse Zeitersparnis

Intelligente Software digitalisiert den Vermietungsprozess. Neben dem automatisierten Bewerbungsprozess sind sogenannte «Matching­Algorithmen» im Einsatz, die Interessenten nach den Wunschkriterien des Verwalters herausfiltern – ohne zeitaufwendige Telefonate und E-Mails. Die als geeignet erscheinenden Interessenten können online einen Besichtigungstermin vereinbaren, kommen sie nicht infrage, geht die Absage per E-Mail auf Mausklick raus. So automatisiert und prozessoptimiert verkürzt sich der Vorgang deutlich – um mehr als 90 Prozent. Mit einem durchschnittlichen Arbeitsaufwand von 20 bis 25 Arbeitsstunden und damit verbundenen Personalkosten pro Vermietung, machen die Personalkosten den mit Abstand grössten Kostenfaktor im Vermietungsprozess aus. Diesen Prozess zu optimieren und die Bearbeitungszeiten zu reduzieren, bieten daher enorme Einsparmöglichkeiten für Immobilienunternehmen. Auch die Vereinbarung und Koordination von Besichtigungsterminen gestalten sich deutlich schneller. Neben der Zeitersparnis wird so auch die Besichtigungsqualität durch eine höhere Anwesenheitsquote deutlich verbessert. Insgesamt sparen Immobilienverwalter und -bestandshalter durch ein digitalisiertes Terminmanagement über 60 Prozent Arbeitszeit. Mit einem einzigen Klick können Vermieter ihren Wunschmieter akzeptieren und gleichzeitig allen anderen Interessenten eine Absage schicken oder diese in auf weitere eigene Angebote aufmerksam machen.

Durch den digitalisierten Vermietungsprozess nimmt die Kommunikation mit den Mietern in Zukunft immer breiteren Raum ein. Für jüngere Mieter ist die digitale Variante bereits alltäglicher Standard, doch auch ältere Mieter können am Ende profitieren, wenn sich Wohnungsunternehmen digitaler aufstellen. Grundsätzlich werden durch die Digitalisierung des Vermietungsprozesses zwischen Mieter und Vermieter die meisten, wenn nicht sogar alle Schritte effizienter. Dadurch sparen Immobilienunternehmen merklich Zeit. Einzelne Mitarbeiter haben plötzlich wieder Kapazitäten frei und können diese Zeit dafür nutzen, um sich beispielsweise intensiver und detaillierter um die Interessenten zu kümmern, die sie nicht auf dem einfachen Weg über das Internet erreichen. Ein Beispiel dafür wäre eine umfassendere persönliche Beratung in den Service-Centern, deren Ergebnis dann wiederum digital und damit transparent im Sinne des weiteren Prozesses festgehalten wird.

Stetige Optimierung

Digitale Vermietungsprozesse umgesetzt haben bereits verschiedene Immobiliendienstleister. Vom Interessentenmanagement, der Terminabstimmung, den digitalen Selbstauskünften bis hin zum digitalen Signieren der Mietverträge, sobald dies in der Schweiz rechtlich möglich sein wird. Die Strategie dahinter ist es, durch die Digitalisierung aller wesentlichen Prozesse den Immobilienzyklus stetig zu optimieren und den Kundenkontakt zu intensivieren und die Interessenten im Suchprozess optimal zu begleiten. Ziel ist es mittelfristig, alle Kommunikations- und Vertriebsprozesse digital abzubilden und dem Mieter über digitale Angebote die Nutzung neuartiger Services und Wohnformen anzubieten. Mit den digitalen Wiedervermietungsprozessen gelingt es den Immobiliendienstleistern, den Nutzen für die Immobilieneigentümer und auch den Prozess neu auszurichten sowie zu optimieren.

Wichtig ist im digitalen Vermietungsprozess die Sicherheit der eingegangenen Daten der Wohnungssuchenden. Alle Daten gemäss Anmeldeformular sind diesbezüglich relevant. Die Zustimmung für die zweckgebundene Verwendung der Daten der Mietinteressenten, muss deshalb explizit angefragt werden. Der Datenaustausch zwischen verschiedenen Domains sollte vollumfänglich über SSL-Zertifikate gesichert werden. SSL ist ein Protokoll für Webbrowser und Server, mit dem über das Internet gesendete Daten authentifiziert, kodiert und dekodiert werden können. Dem Datenschutz muss eine sehr hohe Bedeutung beigemessen werden.

Weitere Services geplant

Die Vermietungsfirmen werden in Zukunft den Mietern alle Services des täglichen Lebens digital anbieten und zugänglich machen. Es bestehen bereits Konzepte zum Beispiel für die Möblierung des Apartments und die Buchung zusätzlicher Features, wie Coworking-Spaces, Reinigungsservices oder Car-Sharing über eine App. Dabei erhalten zum Beispiel Business-Freestyler die Möglichkeit, ein Apartment oder ein Büro schon vor dem Umzug an den neuen Arbeitsort komplett auszustatten und vorzuplanen.